Давайте смоделируем ситуацию. Вы организуете онлайн-обучение, на которое записались уже 200 человек. Курс должен начаться через три дня, но по техническим причинам его приходится перенести.

Или вы планируете вебинар на 100 человек, определили и согласовали дату и время, рассказали о них клиентам. А потом заявленное время меняется.

Или вы просто хотите сообщить об акциях или поздравить с наступающими праздниками.

Что делать? Можно отправить email-рассылку, но ее не все прочитают — по статистике, рассылки открывают около 18 % получателей. Можно посадить сотрудников «на обзвон» или звонить самому, но тогда вы потеряете много времени и денег. А можно подключить модуль «Автоинформатор», и он все сделает за вас.

Что это такое

«Автоинформатор» — инструмент, благодаря которому система сама звонит абоненту и воспроизводит ему заранее подготовленное голосовое сообщение.

Как это работает

1. Вы записываете голосовое сообщение.
2. Загружаете аудиосообщение в модуль.
3. Загружаете файл со списком номеров, на которые нужны позвонить.
4. Настраиваете «Автоинформатор».
5. В нужное время он обзванивает клиентов из списка.
6. По итогам обзвона модуль формирует отчет.

Преимущества «Автоинформатора»

• Экономия времени и денег.
• Возможность не отвлекаться от текущих задач.
• Настройка дозвона на время, удобное клиентам.
• Результат в отчете.

Как настроить «Автоинформатор»

Для работы модуля вам понадобятся аудиосообщение и файл со списком номеров, на которые нужно будет звонить.

Голосовое сообщение вы можете записать сами, обратиться за помощью к профессиональным студиям или программам, которые озвучивают письменный текст. Например, вот этой.

Требования к аудио: вес не больше 8 мегабайт, формат WAV или MP3.

Требования к файлу с номерами: формат xls, xlsx, размер не более 1 мегабайта, количество номеров до 10 000. Номера должны находиться в первом столбце и не содержать в себе буквы или символы.

Важно: в один момент времени может работать только один «Автоинформатор».

А теперь к настройке.

1. Нажмите АТС и перейдите в модуль «Автоинформатор».
2. Нажмите «+Добавить автоинформатор».
3. В поле «Звонить через» выберите внешний (он же виртуальный) номер, с которого будет обзвон.
4. В поле «Время дозвона» установите время, в течение которого система будет ждать ответа. Если его не будет, звонок завершится. Минимальное время — 20 секунд, максимальное — 60.
5. Выберите дни и время для звонков. Укажите часовой пояс.
6. В поле «Номера для обзвона» загрузите файл с номерами. Список номеров можно менять только до запуска «Автоинформатора».
7. В поле «Аудиосообщение» загрузите сообщение.
8. Сохраните.
9. Для запуска нажмите Play. Вы можете завершить работу модуля раньше или поставить его на паузу. В паузу можно заменить аудиофайл, скачать отчет и перенастроить поля «Звонить через» и «Когда звонить».
10. После этого в настройках появится блок «Результат» с полями «Старт обзвона», «Завершено» и «Отчет». В первом поле будет дата запуска, а информация в остальных появится после завершения обзвона. Тогда вы сможете скачать отчет.

Важно: Если работа «Автоинформатора» закончена, запустить его заново нельзя.

Сейчас мы тестируем этот модуль. В будущем он станет платным.

Представьте: у вас работают три оператора. Обычно они без проблем успевают отвечать на звонки, консультировать клиентов и совершать сделки. А потом что-то происходит, например, наступает сезон активных продаж ваших товаров. И звонков становится больше.

Что в этом плохого? Операторы не смогут отвечать на все звонки и обрабатывать пропущенные. Часть лидов потеряется, а уровень сервиса станет хуже.

Что делать? Можно нанять нового сотрудника и платить ему полноценную зарплату. А можно подключить модуль «Автоперезвон» и успевать обрабатывать звонки прежним составом.

Что это такое

«Автоперезвон» — инструмент, который поможет не терять лиды. Если абонент не дозвонился, модуль автоматически соединит с ним первого освободившегося сотрудника.

Как это работает

1. Клиент не дозванивается, потому что все операторы заняты.
2. Система фиксирует пропущенный.
3. Как только хотя бы один сотрудник освобождается, ему на внутренний номер поступает звонок с голосовым сообщением о пропущенном.
4. Идет дозвон на номер клиента.
5. Если клиент не ответит, в АТС появится задача о повторном звонке.
6. После разговора задача закроется, поэтому клиента не будут раздражать звонками.

Преимущества для сотрудников

• Экономия времени. С «Автоперезвоном» пропущенные не нужно искать вручную.
• Скорость работы. Система сама определяет, когда оператор свободен, и тут же звонит клиенту.
• Комфорт. Для оператора звонок выглядит как входящий, а входящие психологически воспринимаются легче.

Преимущества для бизнеса

• Лиды не теряются.
• Качество обслуживания повышается.
• Лояльность клиентов растет.
• Прибыль увеличивается.

Инструмент работает в связке с CRM и настраивается в личном кабинете onlinePBX.

Как настроить «Автоперезвон»

1. Нажмите АТС и перейдите в блок «Автоперезвон».
2. Нажмите «+Добавить правило».
3. В поле «Источники» выберите, на какие номера будет перезванивать система: внешние, SIP-звонки, звонки с сайта или все звонки.
4. В поле «Длительность звонка» укажите минимальное время, которое должен ждать клиент на линии, чтобы система посчитала его звонок пропущенным. Например, 15 секунд.
5. В блоке «Когда перезванивать» настройте, в какие дни и как будет работать «Автоперезвон».
6. Укажите нужный часовой пояс и время, через которое пропущенный встанет в очередь на дозвон. Нельзя указать значение больше 120 минут.
7. В поле «Интервал» укажите, через какое время система позвонит клиенту снова, если он не ответил.
8. Выберите, сколько раз система будет перезванивать клиенту. Максимум — 5 попыток.
9. Выберите в поле «Кто перезванивает» пользователя или группу пользователей.
10. Сохраните изменения.

Сейчас мы тестируем этот модуль. В будущем он станет платным.

Возможности нашего сервиса позволяют настроить телефонию под ваши нужды. Для этого вы можете связаться с нашей техподдержкой, изучить базу знаний или прочитать этот текст. В нем мы на конкретных примерах объясняем, как настраивать входящие вызовы.

Ситуация 1: У вас несколько менеджеров, они работают из офиса в amoCRM. Вы хотите, чтобы менеджер мог в одном окне отвечать на звонок, видеть карточку сделки и делать пометки в истории общения с клиентом.

Решение: Настроить интеграцию с amoCRM, чтобы принимать звонки прямо в системе через виджет onlinePBX. Для этого понадобятся доступы администратора к аккаунтам amoCRM и onlinePBX.

Как установить виджет

Зайдите в настройки amoCRM, а оттуда — в «Интеграции». Найдите раздел «Телефония» и выберите виджет onlinePBX. Поставьте галочку напротив «Согласен на передачу персональных данных» и нажмите «Установить». После этого откроется окно с описанием. Поставьте под ним галочку и сохраните.

Как подключить интеграцию в onlinePBX

Перейдите в раздел «Интеграция», а оттуда — в подраздел «amoCRM». Нажмите «Подключить». Выберите почту, на которую зарегистрирован ваш аккаунт в amoCRM и нажмите «Разрешить».

Как настроить интеграцию в onlinePBX

В личном кабинете amoCRM зайдите в раздел «Сделки», создайте воронку и добавьте этапы, например, «Новый лид» или «КП отправлено». После этого в панели onlinePBX выберите нужную воронку — рядом автоматически появится внешний номер, который будет к ней привязан. События о звонках на него и с него будут фиксироваться в сделки в этой воронке. Номер можно поменять в поле «Внешние номера».

Дальше настройте, что нужно создавать: контакт, контакт+сделку, неразобранное. Сделка и неразобранное будут создаваться в этой воронке.

Заполните пункты «Входящие», «Исходящие», «Пропущенные», «Ответственный по умолчанию» и «Этап воронки для сделки». Сохраните.

Во вкладке «Пользователи» проставьте соответствие пользователей onlinePBX и сотрудников в amoCRM. Нажмите «Сохранить».

Важно: Если вы настраивали обязательное заполнение поля PHONE — отключите его, чтобы интеграция работала корректно.

Ситуация 2: Ваши менеджеры часто выезжают на встречи с клиентами, поэтому большую часть рабочего времени находятся вне офиса. Им нужно звонить и принимать звонки с рабочего номера.

Решение: Установить мобильное приложение onlinePBX, чтобы звонки приходили именно на него и фиксировались в нашей АТС. Тогда они попадут в статистику, их можно будет проанализировать и прослушать.

Что за приложение

Наше приложение подойдет, если у вас iOS версии системы 10.1 и выше или Android с версией системы 7 и выше.

Как начать работать в приложении onlinePBX

Чтобы установить приложение, пройдите по ссылке для iOS или Android или найдите его в AppStore или Google Play.

Когда вы откроете приложение, появится окно авторизации.

Для входа в программу нужны данные из панели onlinePBX: SIP ID и пароль. Узнайте SIP ID в личном кабинете onlinePBX: перейдите в раздел «Настройки» и выберите модуль пользователя. Если вы не помните пароль, можно сгенерировать новый там же.

Введите в приложение SIP ID и пароль. Нажмите «Войти».

Важно: чтобы звонки шли только на телефон, отключите другие устройства, которые настроены на этот же добавочный и находятся в сети, а также закройте вкладку с amoСRM.

Ситуация 3: В отделе продаж несколько менеджеров, вы хотите настроить распределение звонков между ними.

Решение: Можно настроить несколько сценариев использования:

• «Умный перевод» распределяет входящие от уже звонивших клиентов на тех сотрудников, которые с ними разговаривали раньше.
• «Группа» нужна, чтобы звонок шел на несколько сотрудников/телефонов одновременно.
• «Очередь» регулирует и распределяет большое количество звонков в зависимости от нагрузки сотрудников.

«Умный перевод»

Чтобы настроить, выберите в левом нижнем углу модуль «Умный перевод». В правой части экрана откроются настройки.

В поле «Исключения» введите внутренние номера сотрудников, которые не общаются с клиентами напрямую. Например, бухгалтеров, менеджеров по персоналу или дизайнеров.

В поле «Перенаправить на» введите номер, на который пойдет вызов, если клиент позвонил впервые и его нет в истории.

После этого выберите источники, где система будет искать номер, когда клиент позвонит. Есть три вида источников:

1) История звонков. Работает по базе данных onlinePBX и направляет звонок на сотрудника, который последним разговаривал с клиентом.

2) AmoCRM. Работает по своей базе данных и отправляет звонок сотруднику, ответственному за клиента.

3) Битрикс24. Работает по своей базе и отправляет звонок ответственному за клиента сотруднику.

История звонков доступна по умолчанию, а другие источники вы можете добавить после интеграции. Чтобы выбрать приоритетный источник, перетащите его выше остальных.

После этого включите «Умный перевод» в логику звонков, иначе он не будет работать. Например, вы можете перенаправить на него сразу после внешнего номера. Для этого нужно ввести 6100 в поле «Перенаправить на». Сохраните.

«Группа»

Направляет звонок одновременно нескольким людям. Разговаривать будет тот, кто первый ответит.

Чтобы настроить, выберите в левом нижнем углу модуль «Группа». В правой части экрана откроются настройки.

Выберите номер группы, например, 10. В поле «Название» введите имя отдела, например «Продажи», чтобы было легче ориентироваться.

В поле «Кому звонить» укажите через точку с запятой и без пробелов внутренние номера пользователей. Добавлять городские и мобильные номера можно, но при переадресации на них система будет совершать исходящий звонок по цене, стандартной для тарифа вашего оператора.

В «Переадресации» укажите, через какое время и на какой номер звонок пойдет дальше, если никто не ответит. Сохраните.

«Очередь»

Направляет вызовы на менеджеров по заданным правилам.

Чтобы настроить, выберите в левом нижнем углу модуль «Очередь». В правой части экрана откроются настройки.

Выберите номер очереди из выпадающего списка.

В поле «Пользователи» перечислите через точку с запятой номера пользователей и укажите приоритет каждого из них. Приоритет — число от 1 до 10. Чем выше число, тем больше звонков будет попадать на пользователя.

Например, у вас два менеджера по продажам с номерами 100 и 101. Первый должен получить 75% вызовов (три четверти от общего числа), а второй — только 25% (одна четверть). Приоритеты в этом случае будут 3 и 1. В строку «Пользователи» напишите без пробелов следующее: 100:3;101:1.

Если вы хотите, чтобы всем менеджерам приходило одинаковое количество вызовов, то проставьте им одинаковый приоритет, например, 1. Когда приоритет не указан, единица устанавливается автоматически.

Помимо приоритетов есть три алгоритма, с помощью которых тоже можно распределять звонки:

• По продолжительности — звонок идет тому, кто меньше минут разговаривал.
• По количеству — звонок идет сотруднику, у которого меньше принятых и сделанных вызовов.
• Интеграция с умным переводом — распределяет нагрузку, учитывая историю звонков в onlinePBX. Если с этого номера уже звонили и разговор с клиентом состоялся, то звонок попадает на менеджера, который последним общался с этим контактом. Умный перевод — самый приоритетный алгоритм. Если выбираете его, другие работать не будут.

Чтобы настроить алгоритм, выберите тип распределения звонков в одноименном поле. Сохраните изменения.