РемОнлайн — это CRM-система для учета и автоматизации бизнеса в сфере услуг: единая база заказов и клиентов, финансовый и управленческий учет, магазин, склад, SMS-уведомления клиентам.

Кому подходит РемОнлайн

Само название РемонтОнлайн говорит о том, что CRM-система ориентирована на ремонтные мастерские. Это как небольшие сервисы на несколько человек, так и федеральные сети на 100 и более сотрудников.

Но РемОнлайн подходит не только ремонтным мастерским, но и любому другому бизнесу в сфере услуг. Систему активно используют 4000 сервисных центров, мастерских, салонов и студий. Для этого в РемОнлайн есть необходимые инструменты, которые дальше и рассмотрим.

Карточка клиента

Ключевая составляющая клиентской базы — карточка клиента, куда вносятся данные для взаимодействия. Основные поля карточки — имя, Email и номер телефона. Там же отмечается согласен ли клиент получать рассылки и по одному клику отправить СМС или Email. Если клиент конфликтный, то просто поставьте галочку в соответствующем поле.

Поле «откуда клиент узнал о компании», поможет отслеживать эффективность работы рекламных каналов и даст понять, какой из них приводит больше клиентов. После создания карточки клиента в ней появятся вкладки для отслеживания заказов, покупок, платежей, СМС и связанных задач.

Если заказчик юридическое лицо, то в карточке имеются поля для реквизитов компании (ОГРН, ИНН, КПП, Юридический адрес, имя д иректора) и банковских реквизитов (название банка, расчётный счёт, корреспонденский счёт, БИК).

В карточке можно задать скидки на услуги, материалы и на товары на товары в магазине. Скидки будут автоматически применяться к каждому заказу, счёту или покупке. Нажав на кнопку «Сгенерировать» в поле «Скидочная карта», будет создан уникальный код, который можно разместить на пластиковой карте, а затем вручить покупателю.

В карточке каждого клиента есть поле «Примечание» для хранения дополнительной информации о человеке или компании. Чуть ниже находится поле «Теги». Придумывайте различные теги, указывайте их в карточках покупателей и поставщиков, и находите конкретных клиентов или группы клиентов, вводя теги в поле поиска по клиентской базе.

Заказ

При формировании заказа на него можно назначить уже имеющегося в базе клиента или из формы заказа добавить нового. После добавления клиента, указывается тип заказа — платный или по гарантии, тип ремонтируемого устройства, неисправности, серийный номер, бренд, модель, внешний вид и комплектация. Для ускорения заполнения карточки используйте заранее подготовленные шаблоны.

После создания заказа можно заполннить дополнительную информациию — заметки приемщика, ориентировочная цена, срочность, крайний срок, предоплата, ответственного менеджера и исполнителя.

У каждого заказа имеются этапы по которым он будет продвигаться. Все этапы настраиваются самостоятельно, чтобы соответствовать рабочему процессу вашей компании. По-умолчанию этапы выглядят так.

Количество заказов и срочность отображаются в правом верхнем углу. А сами заказы можно гибко отсортировать по любым параметрам.

Когда заказ выполнен, по заполненной карточке заказа ответственный менеджер сможет проконтроллировать выполненную работу — что было сделано, кем, когда, в каких количествах, за какую цену, откуда была взята деталь (магазин или склад), заметки исполнителя, вердикт, рекомендации клиенту и платежи.

Платежи

Разделе «Платежи» отслеживается финансовая деятельность. Прежде всего необходимо добавить кассу. Она может быть как общей для всей компании, так и кассой отдельной мастерской или магазина.

В кассах есть определенные виды транзакций:

• Оплата по заказу — это приход, отображается автоматически после оплаты по заказу.
• Оплата за продажу — это приход, отображается автоматически после оплаты за продажу в магазине.
• Выплата по возврату — это расход, выплата денег при возврате по заказу или продаже.
• + Приход — приход, который создается вручную при помощи кнопки «+ Приход». Это может быть любой сторонний приход денег.
• — Расход — расход, который создается вручную при помощи кнопки «- Расход». Это любые дополнительные траты.
• Перемещение — в одно кассе это будет расход, а в другой приход.

В разделе «Платежи» можно отслеживать возвраты и просматривать всю историю движения финансов за определённый период.

Магазин и Склад

Если вы продаёте товары, то в РемОнлайн найдёте инструменты для работы с магазином и складом.

Существует два способа добавления товаров на склад:

• При помощи документа оприходования;
• Импорт товаров из Excel-документа.

Если товары добавляются при помощи документа оприходования, то прежде всего необходимо указать на какой склад попадёт товар, на общий склад или на локальный. После чего вносятся необходимые данные поставщика и данные о товаре — наименование, количество, цена. Дополнительно можно указать номер и дату создания накладной и оставить комментарий. Далее из этой же карточки оплачиваем товар и фиксируется расход денег в кассе.

С Excel-файлом ещё проще, выбираете кнопку «импорт», загружаете файл и готово. Точно также весь список можно выгрузить в Excel-файл.

В РемОнлайн вы всегда будете в курсе на какой склад приняли товар, кто поставщик, наименование и количество товара, закупочная цена, розничная цена и артикул. Уже имеющийся товар можно списать или отсортировать по категориям, отправить в магазин или на другой склад, а также отслеживать остаток для своевременного пополнения.

Отчеты и показатели

РемОнлайн автоматизирует отчеты, позволяя настроить что, когда и кому посылать, например автоматически отправлять ежедневный подробный отчёт на Email директора по складу, магазину, финансам, сервису, заказам и клиентам. Давайте рассмотрим подробней некоторые виды отчётов.

 

Отчёты по СМС

Отчет показывает когда была отправлена SMS, номер, на который сообщение отправлялось, содержание сообщения, количество частей и статус доставки. Статусов доставки может быть три: «Доставлено», «Не доставлено» и «В обработке».

 

Отчет «Отзывы клиентов»

Для сбора отзывов клиентов необходимо отправить им письмо или смс содержащее переменную #ЗАКАЗ-URL-ОТЗЫВ-КЛИЕНТА, которая сформирует ссылку, перейдя по которой клиент попадёт на страницу оценки, где сможет оценить работу по пятибалльной шкале и оставить комментарий.

После чего отзыв попадёт в отчёты, которые можно экспортировать в Excell-файл, группировать по мастерским, дату, оценке и клиенту.

 

Отчет по зарплате

Отчет по зарплате показывает начисления зарплаты сотрудникам за выполненные работы, обработанные заказы и продажи.

Он формируется по трем основным критериям:

• Период — дает возможность выбрать временной промежуток, за который формируется отчет. Предлагаются варианты: сегодня, вчера, с начала недели, с начала месяца, за прошлую неделю, за прошлый месяц и выбрать даты самостоятельно.
• Мастерская — позволяет выбрать одну / несколько / все мастерские, если их больше одной.
• Группа статусов, на основании которых формировать отчет.

После чего сформируется отчёт по каждому сотруднику, для которого установлены начисления, и который выполнял работу за выбранный подотчетный период. Внизу справа, будет отображаться итоговая сумма по всем сотрудникам.

Зеленым цветом отображена сумма, которую сотрудник заработал. Можно развернуть отчет и увидеть суммы в разрезе каждого типа начислений. Каждый тип начислений можно развернуть, чтобы увидеть заработанные суммы в разрезе заказов. Каждый заказ можно развернуть, чтобы увидеть данные в разрезе выполненных работ. Отчет можно сразу напечатать или экспортировать на ваш ПК в виде excel-файла.

 

Отчет «Откуда о нас узнают»

Данный отчёт даёт информацию откуда клиенты узнали о вашей компании. Данные в этом отчете берутся из поля «Откуда пришел клиент» в карточке клиента.

Сам отчет формируется по 4 типам данных: клиенты, заказы, выручка, прибыль.

• Тип «Клиенты» отображает сколько клиентов узнали о нашей компании с определенного источника.
• Типом «Заказы» отображает количество заказов с определенного источника.
• Тип «Выручка» отображает сумму выручки по клиентам, которые узнали о компании с определенного источника.
• Тип «Прибыль» отображает сумму выручки по клиентам, которые узнали о компании с определенного источника.

Данный отчет имеет три типа отображения данных:

• В форме графика
• Круговая (секторная) диаграмма
• Столбчатая диаграмма

Исходя из получаемых данных вы будете видеть числовые показатели эффективности рекламы в разных источниках.

 

Отчет «Товары требующие закупки»

Данный отчёт формируется на основании минимального и максимального остатка, который задается в карточке товара. После чего необходимо задать эти значения для определённого товара, при достижении которого он попадёт в отчёт — что и в каких количествах необходимо закупить.

Как и большинство отчетов данный отчёт также можно сразу напечатать или экспортировать на компьютер в виде Excel-файла.

 

Отчет «Прибыль по заказам»

В РемонтОнлайн чистая прибыль от заказа определяется по формуле:

Сумма (то, что оплатил клиент) — Себестоимость (использованных запчастей, работ) — Зарплата (начисления сотрудникам) = Прибыль. Отчет «Прибыль по заказам» формируется по закрытым заказам и имеет 3 критерия.

• Период — дает возможность выбрать временной промежуток, за который формируется отчет. Предлагаются варианты: сегодня, вчера, с начала недели, с начала месяца, за прошлую неделю, за прошлый месяц и выбрать даты самостоятельно.
• Мастерская — позволяет выбрать одну / несколько / все мастерские, если их больше одной.
• Тип заказа — дает возможность увидеть прибыть по разным типам заказов, например, по всем, кроме гарантийных.

Задайте необходимую комбинацию и нажмите «Создать отчет».

 

Отчет «Прибыль от продаж»

Отчет «Прибыль от продаж» позволяет быстро получить сводку данных о продажах различных товаров. В РемОнлайн чистая прибыль от продажи определяется по формуле: Сумма (то, что оплатил клиент) — Себестоимость (себестоимость проданных товаров) — Зарплата (начисления сотрудникам). Отчёт формируется на основании продаж, совершенных через магазин.

Есть 2 основных критерия, по которым формируется отчет — подотчетный период и мастерская:

• Подотчетный период — дает возможность выбрать временной промежуток, за который формируется отчет. Предлагаются варианты: сегодня, вчера, с начала недели, с начала месяца, за прошлую неделю, за прошлый месяц и выбрать даты самостоятельно.
• Мастерская — позволяет самостоятельно комбинировать, если их больше одной (Магазин привязывается к мастерской)

Задайте необходимую комбинацию и нажмите «Создать отчет».

Отчет делается в для каждого склада с основными сведениями о финансовых составляющих продаж.

Показатели

Помимо отчётов за показателями можно следить на специальном дашборде, который так и называется «Показатели». На нём в реальном времени отображаются количество новых заказов и сколько уже в работе, количество срочных, просроченных и сделанных заказов, количество денег в кассах, средний чек, конверсия, рейтинг компании по оценкам клиентов, загруженность специалистов и денежный поток/Создано заказов (за последние 30 дней).

API и интеграции

У РемОнлайн имеется открытое API для интеграции с любым сервисом, а также уже готовые интеграции.

 

Интеграция с OnlinePBX

Что умеет интеграция:

• Автоматически записывать входящие и исходящие звонки в РемОнлайн
• Фиксировать пропущенных вызовы
• Прослушивать записи разговоров в РемОнлайн
• Показать всплывающую карточку клиента при входящем звонке
• Звонить клиентам из РемОнлайн в один клик

Как настроить интеграцию с OnlinePBX.
Шаг 1. Зайдите в личный кабинет onlinePBX в раздел «Интеграции» и выберите модуль «API».

Шаг 2. Снова откройте модуль и скопируйте появившийся API-ключ.

Шаг 3. Скопируйте домен из onlinePBX, он будет указан в правом верхнем углу страницы.

Шаг 4. Зайдите в РемОнлайн в раздел «Настройки», далее выберите «Центр Интеграций», потом в «настройки» интеграции с onlinePBX.

Шаг 5. Поставьте галочку на «Интеграция включена» и введите домен и API-ключ в соответствующие поля.

Шаг 6. Нажмите на зелёную кнопку «+Добавить телефон» и проставьте соответствие между пользователями телефонии и CRM.

Если всё было выполнено правильно, при клике на телефонный номер клиента появится выпадающий список трубок, с которых можно инициировать звонок. Если на эту трубку поступит звонок, в правом нижнем углу экрана появится карточка входящего вызова.

 

Интеграция с Mobi123

Mobi123 — удобный поисковик запчастей для сотовых телефонов, планшетов, ноутбуков и другой мобильной техники. Предложения сотен магазинов со всей России в одном месте!

 

Виджет «Статус Заказа»

Установите виджет на сайт и клиенты легко смогут узнать статус заказа, введя свой номер телефона

 

Фискальный регистратор АТОЛ

Подключите онлайн кассу АТОЛ соответствующую закону 54-ФЗ

 

Фискальный регистратор ШТРИХ-М

Интеграция с кассами ШТРИХ-М соответствующие закону 54-ФЗ, Виджет «Статус Заказа» Установите виджет на сайт и ваши клиенты легко смогут узнать статус заказа, введя свой номер телефона.

1С: Управление торговлей 11 и 1С: Бухгалтерия 3.0

Рассылки

Из РемОнлайн можно организовать рассылку по Email и СМС. Это может быть создание заказа, изменение этапа работы, завершение заказа, оценка сервиса. Оповещения настраиваются не только для клиентов, но и для сотрудников, отправлять им заказы, где уже указано наименование товара, модель, неисправность, сроки, имя и телефон клиента.

СМС-рассылки можно делать через встроенный в РемОнлайн шлюз, который не нужно настраивать. Также можно подключить сторонние шлюзы для смс-рассылки — Bytehand, SMS-Центр или SMS.RU.

Итог

РемОнлайн создаётся с вниманием к деталям, создали отчётливо понимают какие инструменты требуются компании, работающей в сфере услуг. Система устроена таким образом, что впервые зайдя в личный кабинет сразу становится понятно как всё устроено. Хочется также отметить приятный дизайн и быстродействие. Всё грузится быстро ничего не тормозит, отчего пользоваться РемОнлайн приятно. Если вы работаете в сфере услуг и ищите себе CRM-систему, то обратите внимание на РемОнлайн, возможно это именно тот инструмент, которого так не хватает вашему бизнесу.