Бизнесу без автоматизации операционных процессов сейчас непросто — независимо от того, ведете ли вы дела исключительно онлайн или развиваете сеть барбершопов. Екатерина Корягина автоматизировала деятельность своей компании, занимающейся дистрибуцией продуктов, не потратив при этом миллионы и увеличила оборот в десятки раз.
В ноябре 2017 года я покинула шоколадную мануфактуру, где работала коммерческим директором: мы с моим нынешним партнером решили открыть собственную компанию. Меня всегда привлекала сфера продаж натуральных товаров (до этого я занималась кокосовой водой — настолько неизвестный продукт на российском рынке еще несколько лет назад, что нам приходилось создавать описание в Википедии), я досконально изучила весь набор типичных проблем, которые обычно преследуют малый бизнес. А так как работала в отделе продаж, то обратной связи от клиентов у меня было достаточно, чтобы понять, как сделать клиента довольным. Рутину нужно автоматизировать, а сервис — усиливать.
Сейчас в компании интегрировано все, что было нам доступно:
- Использование CRM системы в отделе продаж. В ней настроено несколько воронок под новых клиентов и одна зацикленная воронка под действующих клиентов. У всех этих воронок одна цель — привести клиента к покупке.
- Встроенная телефония в CRM. Набор номера осуществляется в один клик, а состоявшийся разговор прикрепляется к карточке клиента и менеджер может освежить в памяти договоренности. Если клиент ранее к нам обращался, то его звонок попадает на закрепленного за ним менеджера.
- Внесение заказов в 1С осуществляется по штрих-коду всего в пару кликов. Если заказ был оформлен через сайт — в 1С он попадает автоматически. Письмо клиенту, с прикрепленным счетом, уходит сразу из 1С.
- Подсчет необходимого объема закупки идет автоматически в один клик по всем брендам. Оформление заказов на всех поставщиков осуществляется в пару кликов. После этого остается только отправить их поставщику.
- Остатки на складе синхронизированы в реальном времени и с 1С, и с сайтом. Мы сразу можем сообщить покупателю о наличии или отсутствии товаров в заказе. Это та информация, которую ждут от нас люди. До сих пор странно видеть тех, кто этого не делает.
- Заявки из формы обратной связи на сайте сразу попадают в CRM и карточка клиента заводится автоматически.
- E-mail переписка с клиентом тоже подтягивается в карточку компании. Не нужно переключаться между вкладками, можно работать только с CRM
Автоматизация = экономия
В итоге автоматизация сказывается не только на росте прибыли, но и в экономии на постоянных затратах. Например, если часть процессов автоматизирована благодаря CRM, то один менеджер может справляться с большим количеством клиентов. Набор номера в один клик, отправка шаблонных писем, внесение заказов в 1С — все это может происходить автоматически и сотрудник может потратить больше времени на процесс продажи.
Аналогичная ситуация и с закупками: можно считать вручную или через Excel, а можно сразу из 1С рассчитывать закупку в один клик по всему ассортименту. Мы еще на самом старте решили, что хотим делать удобную платформу для оптовых закупок. При этом люди привыкли заказывать по бланку заказа и до сих пор бывает, что поставщик не может дать ответ по наличию товара на складе, так как это становится известно только в момент сборки. Мы организовывали всю работу так, чтобы в режиме реального времени знать актуальные остатки на складе и выводить эту информацию на наш сайт.
В момент запуска через портал проходило 50 тысяч рублей в месяц, сейчас эта цифра достигла уже 1 млн рублей. Выходит, что объем продаж через портал увеличился в 20 раз. Тотальная автоматизация помогла нам выйти на уверенный оборот в 2,5-3 млн руб. в месяц в зависимости от сезона. Компания расширяется, мы нанимаем новых сотрудников, запускаем собственную фасовку и рассчитываем выйти до Нового года на оборот в 5 млн рублей в месяц.
Когда хочется все бросить
Я совершала уйму ошибок: нанимала не тех сотрудников, арендовала слишком большое помещение под склад и офис, и теряла из-за этого деньги, под Новый год осталась вообще без менеджера по продажам, сама оформляла заказы до полуночи, а помогала мне в этом беременная подруга. Но начать свой бизнес в декабре 2017 года было одним из самых главных и правильных решений. Скоро ТД «Всем на пользу» исполнится два года — я ни о чем не жалею. Я стала буквально другим человеком.
Когда я была наемным менеджером, моя карьера планомерно развивалась до коммерческого директора, а так как шоколадная мануфактура была маленьким предприятием (около 20 человек), то на этой должности коммерческого директора мне уже не с кем было обмениваться опытом и я решила пойти учиться. Лучшим выбором мне показался курс МВА в Финансовом университете при правительстве РФ. Буквально за несколько месяцев обучения я поняла, что мне нужен новый вызов. В ноябре 2017 решение пришло само собой. Мы ехали в машине с моим нынешним партнером, разговаривали о работе, и тут он повернулся и сказал: «Давай откроем собственную компанию».
В декабре мы запустили весь процесс по регистрации ООО, поиску офиса, склада и сотрудников, а в январе — уже вышли на работу в новую компанию с уютным офисом, заполненным складом и нанятыми сотрудниками. Так бы написали в соцсетях. А в реальности весь декабрь мы откровенно впахивали, чего только стоило подобрать помещение в Москве, собрать паллетные стеллажи, зарегистрировать юридическое лицо, разложить около 5 тонн товаров на складе, настроить интернет, 1С, CRM, телефонию, нанять сотрудников и многое другое, чтобы с выпученными глазами и в полной панике приступить к работе 9 января. И, даже проделав весь этот пласт работ, 9 января на работу вышли сотрудники, которые не умели пользоваться CRM, а первый счет из 1С мы смогли распечатать только на третий день работы, просто потому что никак не могли настроить 1С и выставить корректный счет.
Продукт или услуга должны удивлять клиента, предвосхищать его желания, компании должны внедрять новые функции до того, как клиент попросит об этом. Нужно чувствовать пульс времени.
В своей автоматизации мы хотим достичь высот Amazon, где в логистических терминалах шуршат роботы. Но для начала нужно оборудовать склад хотя бы большим монитором, на который будет выводиться список заказов и детализация каждого из них. А кладовщика научить по штрих-коду комплектовать заказы и собирать при помощи считывателя. Это поможет свести к минимуму ошибки при сборке заказов. Также хочется автоматизировать контроль сроков годности. Для этого нужно немного доработать настройки в 1С и мы в любой момент времени сможем контролировать сроки годности товаров, находящихся там, без дополнительного посещения склада. Ещё хотим создать каталог товаров с дополненной реальностью. Верю, что при сегодняшних технологиях все это может сделать даже небольшая компания.
Оптимизировать дешевле, чем кажется
- 1С может быть в облаке всего за 300 рублей с пользователя.
- CRM может быть бесплатной или временно бесплатной (пока идет тестовый период).
- Для рассылок писем по уже наработанной клиентской базе есть много бесплатных сервисов.
- Заполняйте контентом ваши аккаунты в социальных сетях. Это бесплатный способ рассказать о себе и привлечь аудиторию. Недавно оценила новую функцию «автодирект» для Инстаграм. Есть много сервисов, которые предоставляют эту услугу, стоит обычно около 300 рублей в месяц. Мы используем этот функционал для отправки приветственных писем новым подписчикам. Разница реально ощутима — запросов на прайс из Инстаграм стало в разы больше.
- Лендинг для компании можно тоже создать бесплатно — через конструкторы сайтов. Мы используем такой формат для создания лендингов под ключевые бренды ТД «Всем на пользу».
Ещё не пользуетесь IP-телефонией?
Зарегистрируйтесь и получите бесплатную неделю тестового периода!