Блог onpbx | onlinePBX

виртуальная облачная атс, ip телефония, интеграция с amocrm, услуги sip телефонии

ГетДок — виджет амоЦРМ для создания документов в 2 клика

Виджет ГетДок освобождает время менеджеров для продаж

В прошлой статье я перечислила инструменты автоматизации бизнеса, один из них — автоматизация документооборота. Сегодня подробно расскажу как сократить рутину в работе менеджеров и избежать ошибок в договорах. Как организовать документооборот, чтобы продавать больше. Статья предназначается руководителям отдела продаж о виджете ГетДок.

Проблемы с документами

На что уходит время менеджера? Скопировать нужные данные из одного документа в другой, отформатировать текст, проверить. И чем больше информации в договоре о клиенте, тем больше времени нужно и тем больше риск ошибок и опечаток.

За время, потраченное на оформление и исправление договора, менеджер мог продать ещё одному клиенту.

Многие руководители решают эту задачу с помощью дополнительного сотрудника — ассистента менеджера, координатора или секретаря, увеличивают фонд заработной платы. Подход устарел, потому что не ведёт к увеличению эффективности существующих сотрудников. Если ответственный за документооборот заболеет, уйдёт в отпуск или уволится, отдел продаж встанет. Есть и другие решения задачи.

Виджет ГетДок в амоЦРМ: созданные документы и шаблоны

Основное окно виджета ГетДок в амоЦРМ со сгенерированными документами и шаблонами

Современный способ предполагает, что вам не понадобится новый сотрудник, количество ошибок снижается и на задачу тратится минимум времени. При работе в амоЦРМ, когда менеджеры ведут клиентов, договоры создаются в два клика.

Как? Типовые документы: множество договоров, приложений, актов, — они хранятся как шаблоны в виджете ГетДок в амоЦРМ. Менеджер заполняет необходимые поля в сделке в ЦРМ, нажимает на нужный шаблон и получает готовый документ.

Проблема может показаться надуманной или появятся сомнения, что виджет экономит достаточно времени, чтобы внедрять его. Примеры действующих клиентов говорят об обратном: Алиса Кононенко из журнала «Вопросы Кредитной Кооперации» раньше тратила два дня на однотипные ежегодные договоры и ничем больше не занималась, сейчас та же работа занимает минуту. Нужно зайти в сделку, выгрузить договор, который готовит ГетДок на основе полей из ЦРМ, и распечатать в двух экземплярах.

Фишки ГетДок

Основная задача виджета — убрать лишнюю нагрузку с менеджеров и снизить количество ошибок в документах. Чтобы работать с виджетом было удобно, мы добавили в него разные мелочи.

Виджет склоняет по падежам, пишет прописью числа, дату и сумму, а также сокращает ФИО до инициалов. При создании нового документа, в карточку сделки добавляется примечание с информацией. Созданные документы сохраняются в виджете ГетДок, в сделке доступны только относящиеся к ней договоры. Таким образом, документы по каждому клиенту находятся в ЦРМ — компания не зависит от менеджера и его компьютера.

Олег Багуль, руководитель информационного портала для студентов — «Отличник», отметил удобство создания дополнительных полей при подготовке шаблонов. Для начала работы с виджетом ГетДок ему не понадобился программист, всё настроили самостоятельно. Сотрудники сократили время на создание документов в несколько раз, эффективность отдела возросла, а менеджеры довольны снижением рутины.

Создание шаблонов без программиста в ГетДок

Настройка полей и шаблонов документов в виджете, программист не понадобится

Перед скачиванием, проверьте созданный документ в режиме предпросмотра, информация из амоЦРМ выделяется жёлтым цветом. Это нужно, чтобы проверить правильность заполнения полей до генерации документа. Если поля не заполнены, виджет проинформирует всплывающим окном и укажет название пропущенного поля. Если всё верно, документ можно скачать в нужном формате — DOCX или PDF, формат выбирает менеджер. При скачивании подсветка текста исчезает.

Проверка документа перед генерацией в ГетДок

Предпросмотр документа перед генерацией с выделением автоматически заполненных полей

Помимо основной задачи, виджет решает и другую — дисциплинирует менеджеров заполнять данные по клиенту. Когда данные хранятся в единой базе — ЦРМ-системе, их можно использовать повторно. Так поступили в агентстве путешествий «Альянс Групп», менеджеры вместе с другими данными начали фиксировать дни рождения клиентов и используют их для дополнительного касания в нужный момент. Иван Буевский из «Альянс Групп» отметил, что после этого клиенты стали больше доверять компании — увеличились повторные заказы.

Виджет ГетДок

Виджет доступен в амоЦРМ, при установке первые 100 генераций бесплатно, также мы бесплатно помогаем настраивать шаблоны и поля. Так как количество документов зависит от отрасли, поэтому тарифы ГетДок зависят от объёма генераций документов. Тестируйте виджет, если возникнут вопросы обращайтесь к нам.

Руководители, которые уже попробовали и пользуются, отмечают, что менеджеры благодарны за автоматизацию документооборота и снятие рутинных задач. Пора всем перестать тратить время на создание документов и больше продавать!

 

Александра Терещенко, соучредитель компании Get8 width=Об авторе

Александра Терещенко
Cоучредитель компании Get8

 

Телефония для бизнеса с интеграцией в любую CRM

Подключить бесплатно

Метки: , , , , , ,

Top

Присоединяйтесь!

Статьи из блога в вашем почтовом ящике

Мы рассылаем письма о возможностях IP-телефонии
для растущего бизнеса один раз в две недели.