Блог onpbx | onlinePBX

виртуальная облачная атс, ip телефония, интеграция с amocrm, услуги sip телефонии

Организация управления проектами: решаем 3 проблемы

Любая компания сталкивался с тем, что работу менеджеров надо организовывать. И чем лучше это будет сделано, тем эффективней в итоге работают сотрудники и вся компания. Мы хотим рассказать о 3 проблемах с которыми приходится сталкиваться при организации управлении проектами, и о том как эти проблемы можно решить при помощи WorkonFlow.

 

Проблема 1: Сложность управления большими проектами.

 

Даже в небольших стартапах из нескольких человек запомнить все рабочие задачи просто нереально. Можно конечно записывать в блокнот, но тогда руководитель не сможет отследить задачи, нагрузку и дедлайны конкретного сотрудника. А что если сотрудников 5, 10, 50, бегать и наблюдать за всеми? Вряд ли кто-то посчитает такую организацию работы хотя бы приемлемой.

Чем больше становится компания, тем актуальней будет эта проблема. Ведь если работа организована плохо, то сроки растягиваются, а вместе с этим растут затраты. В итоге руководителю приходится искать решения, которые помогут управлять работой и следить за эффективностью сотрудников, всё ли они делают в срок и на каких стадиях находятся те или иные задачи.

WorkonFlow поможет организовать работу сотрудников всех отделов и должностей. Работа будет разделена не на отделы, а на процессы. В рамках отдела может быть несколько различных процессов, а процесс включать в себя работу сотрудников из нескольких отделов.

Процесс — это поток по которому движется тред.  Чем будет тред, зависит от потока в котором он находится. В потоке продаж тредом будет сделка, а в потоке технической поддержки — заявка. Тред движется по этапам от своего создания до закрытия, количество и названия этапов также зависят от потока.

Это поможет не только руководителю, но и сотруднику. У него появится инструмент для отслеживания своих задач, на какой они стадии, их приоритет, бюджет и сколько времени осталось до дедлайна.

 

Треды в потоке дизайна

Треды в потоке дизайна

 

Если нужно участие другого отдела, то в треде создаётся сабтред, который двигается по другому потоку, например “бухгалтерия”. Создание нескольких сабредов позволит реализовать сложные и многоуровневые задачи. Если в компании больше одного проекта, то один такой тред станет проектом, где у сабтредов есть сабтреды, которые затрагивают все отделы компании.

Когда сам процесс работы хорошо организован, то им становится легко управлять, а чтобы управлять было ещё и удобно WorkonFlow позволяет:

  • отслеживать дедлайны
  • организовывать совместную работу
  • ставить задачам приоритет
  • устанавливать чеклист
  • назначать бюджет
  • общаться с коллегами и с клиентами
  • сохранять историю звонков, переписку по почте, чатам и мессенджерам.
  • сохранять все файлы, которые были отправлены клиенту или коллегам
  • упростить работу при помощи ботов
  • редактировать текст прямо в системе.
  • отслеживать задачи так, как вам удобно: при помощи календаря, списка или канбан-доски

 

Проблема 2 — Плохо организованная коммуникация

 

Встретить компанию, где сотрудники общаются между собой и с клиентами при помощи одного продукта практически невозможно. Каждый отдел будет использовать тот набор сервисов, который подходит лично им.

Когда отделы работают вместе над задачей или появляется новый канал коммуникации, например чат на сайте, то приходится подключать в работу ещё один сервис. В итоге их набирается от 7 до 13 штук.

Такое количество продуктов для организации общения порождает хаос и неразбериху, в которой тяжело найти где и когда обсуждалась информация, не говоря уже о том, что просто неудобно пользоваться и отслеживать сообщения сразу в нескольких местах.

WorkonFlow решит эту проблему и станет средой для общения внутри компании и с клиентами. Позвонить, ответить в чат, Телеграмм или на электронную почту можно из одного места. Там же будет храниться переписка, файлы и аудиозаписи, к которым можно быстро получить доступ.

 

Общение внутри треда между разработчиками

Общение внутри треда между разработчиками

 

В WorkonFlow в потоке обсуждаются вопросы, связанные с процессом, а в треде вопросы связанные непосредственно с задачей, там же в треде идёт общение и с клиентом, через Телеграмм, лайв-чат, электронную почту или телефонию. И это всё из одной вкладки и из одного сервиса!

В итоге у вас не будет огромного количества продуктов с плохой коммуникацией между сотрудниками и отделами, а будет единое рабочее пространство, где будет работать и общаться вся компания.

 

Проблема 3 — много рутины

 

Часто сотрудники перегружены однообразной и монотонной работой. Со временем такой рутины становится только больше. Чтобы справиться приходится нанимать дополнительных менеджеров. Но рутина никуда не уходит и сотрудники также продолжают тратить часть времени отправляя шаблонные письма, формируя отчёты или отвечая на однообразные вопросы.

Если что-то можно автоматизировать, оно должно быть автоматизировано. А сделать это поможет WorkonFlow, единственный в мире продукт для бизнеса, где вместо простого управления процессами используются боты, которых можно нанимать на работу точно также как и людей.

 

Настройка голосового меню при помощи ivr бота

Настройка голосового меню при помощи ivr бота

 

Боты способны выполнять задачи и функций менеджеров, бухгалтеров, администраторов, продавцов и специалистов технической поддержки. Главное преимущество ботов будет в том, что они не требуют дополнительных затрат и не облагаются налогами, что экономит бюджет компании.

Пусть сотрудники занимаются интеллектуальным трудом, а всю рутину переложите на ботов, пусть готовят отчёты, помогают клиентам в простых вопросах, следят за дедлайнами и организовывают встречи.

Потенциал ботов поистине огромен. Они решают как простые задачи, по типу автоматической отправки ответного письма, так и сложные, например анализируют поведение клиента и составляют прогноз вероятности покупки товара или оплаты услуги.

У нашего сервиса открытый программный код. Благодаря нему ваши разработчики смогут создать бота специально под индивидуальные задачи.

 

У любой проблемы есть решение. Если у вас возникали сложности с управлением проектом, в организации общения, а большое количестве рутины стало неотъемлемой частью рабочего дня, то WorkonFlow способен помочь в решении этих проблем — упорядочить работу, организовать коммуникации и избавить от рутины.

 

https://www.workonflow.com/

 

Алексей Панов, редактор onlinePBXОб авторе

Алексей Панов
Редактор

Метки: ,

  • Lomakin Ivan

    Круто! Ждем больше ботов!

Top

Присоединяйтесь!

Статьи из блога в вашем почтовом ящике

Мы рассылаем письма о возможностях IP-телефонии
для растущего бизнеса один раз в две недели.