Блог onpbx | onlinePBX

виртуальная облачная атс, ip телефония, интеграция с amocrm, услуги sip телефонии

ГетДок — виджет амоЦРМ для создания документов в 2 клика

Виджет ГетДок освобождает время менеджеров для продаж

В прошлой статье я перечислила инструменты автоматизации бизнеса, один из них — автоматизация документооборота. Сегодня подробно расскажу как сократить рутину в работе менеджеров и избежать ошибок в договорах. Как организовать документооборот, чтобы продавать больше. Статья предназначается руководителям отдела продаж о виджете ГетДок.

Проблемы с документами

На что уходит время менеджера? Скопировать нужные данные из одного документа в другой, отформатировать текст, проверить. И чем больше информации в договоре о клиенте, тем больше времени нужно и тем больше риск ошибок и опечаток.

За время, потраченное на оформление и исправление договора, менеджер мог продать ещё одному клиенту.

Многие руководители решают эту задачу с помощью дополнительного сотрудника — ассистента менеджера, координатора или секретаря, увеличивают фонд заработной платы. Подход устарел, потому что не ведёт к увеличению эффективности существующих сотрудников. Если ответственный за документооборот заболеет, уйдёт в отпуск или уволится, отдел продаж встанет. Есть и другие решения задачи.

Виджет ГетДок в амоЦРМ: созданные документы и шаблоны

Основное окно виджета ГетДок в амоЦРМ со сгенерированными документами и шаблонами

Современный способ предполагает, что вам не понадобится новый сотрудник, количество ошибок снижается и на задачу тратится минимум времени. При работе в амоЦРМ, когда менеджеры ведут клиентов, договоры создаются в два клика.

Как? Типовые документы: множество договоров, приложений, актов, — они хранятся как шаблоны в виджете ГетДок в амоЦРМ. Менеджер заполняет необходимые поля в сделке в ЦРМ, нажимает на нужный шаблон и получает готовый документ.

Проблема может показаться надуманной или появятся сомнения, что виджет экономит достаточно времени, чтобы внедрять его. Примеры действующих клиентов говорят об обратном: Алиса Кононенко из журнала «Вопросы Кредитной Кооперации» раньше тратила два дня на однотипные ежегодные договоры и ничем больше не занималась, сейчас та же работа занимает минуту. Нужно зайти в сделку, выгрузить договор, который готовит ГетДок на основе полей из ЦРМ, и распечатать в двух экземплярах.

Фишки ГетДок

Основная задача виджета — убрать лишнюю нагрузку с менеджеров и снизить количество ошибок в документах. Чтобы работать с виджетом было удобно, мы добавили в него разные мелочи.

Виджет склоняет по падежам, пишет прописью числа, дату и сумму, а также сокращает ФИО до инициалов. При создании нового документа, в карточку сделки добавляется примечание с информацией. Созданные документы сохраняются в виджете ГетДок, в сделке доступны только относящиеся к ней договоры. Таким образом, документы по каждому клиенту находятся в ЦРМ — компания не зависит от менеджера и его компьютера.

Олег Багуль, руководитель информационного портала для студентов — «Отличник», отметил удобство создания дополнительных полей при подготовке шаблонов. Для начала работы с виджетом ГетДок ему не понадобился программист, всё настроили самостоятельно. Сотрудники сократили время на создание документов в несколько раз, эффективность отдела возросла, а менеджеры довольны снижением рутины.

Создание шаблонов без программиста в ГетДок

Настройка полей и шаблонов документов в виджете, программист не понадобится

Перед скачиванием, проверьте созданный документ в режиме предпросмотра, информация из амоЦРМ выделяется жёлтым цветом. Это нужно, чтобы проверить правильность заполнения полей до генерации документа. Если поля не заполнены, виджет проинформирует всплывающим окном и укажет название пропущенного поля. Если всё верно, документ можно скачать в нужном формате — DOCX или PDF, формат выбирает менеджер. При скачивании подсветка текста исчезает.

Проверка документа перед генерацией в ГетДок

Предпросмотр документа перед генерацией с выделением автоматически заполненных полей

Помимо основной задачи, виджет решает и другую — дисциплинирует менеджеров заполнять данные по клиенту. Когда данные хранятся в единой базе — ЦРМ-системе, их можно использовать повторно. Так поступили в агентстве путешествий «Альянс Групп», менеджеры вместе с другими данными начали фиксировать дни рождения клиентов и используют их для дополнительного касания в нужный момент. Иван Буевский из «Альянс Групп» отметил, что после этого клиенты стали больше доверять компании — увеличились повторные заказы.

Виджет ГетДок

Виджет доступен в амоЦРМ, при установке первые 100 генераций бесплатно, также мы бесплатно помогаем настраивать шаблоны и поля. Так как количество документов зависит от отрасли, поэтому тарифы ГетДок зависят от объёма генераций документов. Тестируйте виджет, если возникнут вопросы обращайтесь к нам.

Руководители, которые уже попробовали и пользуются, отмечают, что менеджеры благодарны за автоматизацию документооборота и снятие рутинных задач. Пора всем перестать тратить время на создание документов и больше продавать!

 

Александра Терещенко, соучредитель компании Get8 width=Об авторе

Александра Терещенко
Cоучредитель компании Get8

Метки: , , , , , ,

  • Pavel

    Если правильно понял тарифы на странице http://getdoc.get8.ru/
    То генерация одного документа от 10 до 7 рублей.
    Это же электронная генерация, не ручками.

    Не, если генерить только КП, может и ладно.
    Но если как на картинке Акт, Договор, Счет(переделать пару раз) и тд.
    Не гуманный ценник.

    • Александра Терещенко

      Павел, чтобы можно было переделать — сделан режим предпросмотр. Желтым выделены вставленные данные. Если заметили неточность, исправили в полях амоЦРМ. Затем 1 раз сгенерировали нужный документ.
      По ценообразованию вопрос не в экономии, а в продажах. За 15 минут вместо подготовки документа можно поговорить с клиентом и закрыть сделку успешно, прибыль от которой будет явно больше 10 рублей.

    • Maxim Klimenko

      Павел, добрый день! Это получается дешевле, чем платить за эту работу менеджеру в 3-5 раз. При этом это быстрее.
      Для больших объемов можем преложить более выгодные условия.
      А пока аналогов не так много.

      • Pavel

        Раз вопрос цены не оспаривается, то думаю каждый сам примет нужное ему решение.

        Мы небольшая организация, но генерируем порядочное количество документов. Естественно этот вопрос решен.

        Поэтому сравнивания даже затраты на разработку простой программы на каком-нить языке программирования c генерацией документов через getdoc, получается дешевле самому.

        Однако, те, кто генерируют только КП, а потом по старинке, наверное им удобнее getdoc.

Top

Присоединяйтесь!

Статьи из блога в вашем почтовом ящике

Мы рассылаем письма о возможностях IP-телефонии
для растущего бизнеса один раз в две недели.