Блог onpbx | onlinePBX

виртуальная облачная атс, ip телефония, интеграция с amocrm, услуги sip телефонии

Панели мониторинга отдела продаж для руководителей

Александра Терещенко из компании-интегратора «Получи результат» рассказывает о панелях мониторинга и их пользе для бизнеса. Компания на практике внедряет технологии для повышения продаж, поэтому пользу внедрения панелей раскрывает на примере своего Заказчика.

Что такое панели мониторинга

Расскажу, как мы сделали визуализацию показателей отдела продаж на панелях мониторинга. Показатели нужны собственнику бизнеса, чтобы удалённо принимать решения на основе данных, а не эмоций или чувств. Но сначала о самих панелях.

Панели мониторинга или дашборды (англ. dashboards) – это графическое представление обобщённой информации. Например, приборная панель в автомобиле помогает двигаться с правильной скоростью, вовремя заправиться или обратиться в сервис до поломки. По этому же принципу работают панели в бизнесе.

Можно обойтись и без приборной панели: перед поездкой осмотреть детали под капотом, но когда автомобиль уже разогнался – не получится.  Так и в процессе продаж, руководителю нужен инструмент принятия решений – панель с показателями.

И если от исправности автомобиля зависят жизни пассажиров, то от «исправности» отдела продаж – жизнь бизнеса. Поэтому данные нужны в реальном времени, в разных срезах и периодах. При этом данные собираются и обрабатываются из нескольких систем: ЦРМ, IP-телефония и т.д.

В таких жёстких рамках таблицы Эксель малоэффективны. Тем более что графическое исполнение у них заметно уступает панелям. Можно серьёзно вложиться в разработку и поддержку собственных инструментов, потратить время и деньги. Я расскажу, как мы перевели клиента из Эксель на панели мониторинга без капитальных затрат.

О заказчике

Компания Заказчика изготавливает и продаёт шоколад с логотипом клиента в сегменте B2B. Сотрудники общаются с клиентами по телефону, делают холодные звонки и рассылки. Сначала мы систематизировали продажи.

Сделали базовое внедрение amoCRM, интегрировали телефонию Заказчика с onlinePBX для отображения записей звонков в карточках сделок amoCRM, настроили шаблоны писем.

В процессе выяснилось: на подготовку отчётов каждую неделю уходит по пять оплаченных часов одного сотрудника. То есть сотрудник не зарабатывал для компании 12,5% рабочего времени, он это время тратил. Таким образом, общие потери компании составляли 25%.

Более того, у отчётности не было подробной аналитики. Из-за этого сложно определить целевые действия менеджеров, увеличивающие продажи в ближайший месяц. Обговорив это с Заказчиком, решили автоматизировать отчётность.

Отчётность на панели мониторинга

Отчётность отдела продаж собирает данные в одном месте, чтобы анализировать показатели, контролировать сотрудников, управлять продажами. То есть принимать управленческие решения на основании фактов. Анализ показателей продаж укажет «узкие места» и зоны для роста.

Чтобы упростить подготовку отчётности мы разработали панели мониторинга. Заказчик на одном экране отслеживает показатели отдела продаж в разрезе по сотрудникам, новым и постоянным клиентам в периоде за день, неделю, месяц. Панель доступна с любого устройства с выходом в интернет.

Общий вид панели мониторинга

Нажмите на картинку, чтобы рассмотреть подробнее

Рассмотрим детальнее, что дает визуализация данных отдела продаж.

Звонки менеджеров – главные показатели в текущем примере. Измеряется количество, продолжительность и динамика по каждому сотруднику. В верхнем блоке график звонков всего отдела по дням, план и факт звонков отдела, количество входящих вызовов: пропущенные, меньше и больше одной минуты.

При входящих звонках в нерабочее время мы настроили автоматическое создание задач в amoCRM для менеджеров, чтобы компания перестала терять лидов. Потерю входящих мы обнаружили на этапе внедрения amoCRM.

Ниже количество исходящих вызовов по каждому менеджеру: недозвоны, разговоры меньше и больше одной минуты, общее количество наговоренных минут.

Разговоры меньше одной минуты – непрохождение секретаря при холодном звонке, отсутствие лица, принимающего решение (ЛПР) на рабочем месте. Эти разговоры выделяются отдельно, видна активность менеджера и его эффективность. Если звонков до 1 минуты в несколько раз больше, чем звонков свыше минуты – стоит выборочно послушать записи разговоров и выяснить причину. Возможно, менеджера нужно обучить навыкам прохождения секретаря.

По итогу дня, недели и месяца руководитель легко определяет лидеров и проваливших план, сразу видит слабые места и вносит коррективы в работу менеджеров. Тем более что сравнение идёт и с предыдущими показателями в процентном соотношении: если показатель меньше, цифры подсвечиваются красным, если выше – зелёным.

Панель занимает один экран монитора. Её можно вывесить на плазму в отделе продаж, чтобы менеджеры видели динамику и знали остаток звонков для выполнения плана. Так работа превращается в соревнование. Игровой момент и визуализация данных способствует конкуренции между сотрудниками, что всегда увеличивает вовлечённость персонала в продажи.

Панели мониторинга: детальная статистика по менеджерам

Нажмите на картинку, чтобы рассмотреть подробнее

Переходим к следующим этапам воронки продаж. На второй панели в верхнем блоке краткая информация по звонкам (недозвоны, входящие, исходящие). Далее показатели сделок: количество отправленных коммерческих предложений, созданных новых и успешно завершенных сделок. Этот блок панели отражает конверсию этапа переговоров и завершения сделки. В базе Заказчика тысячи потенциальных клиентов, показатель новых сделок отражает динамику проработки новых клиентов отделом продаж.

Далее видим главный показатель отдела продаж – выручку на менеджера. На этой цифре аналитика 70% отделов продаж останавливается. Мы же ввели показатель себестоимости успешно реализованных сделок для расчета дохода компании в разрезе по менеджеру. Особенно важно контролировать маржинальность сделок, когда менеджеры самостоятельно дают клиентам скидки.

Срез по выручке менеджеорв в панели мониторинга

Нажмите на картинку, чтобы рассмотреть подробнее

Средний цикл сделки и средний чек по каждому менеджеру в примере показывает: если три менеджера справа увеличат средний чек, доход компании увеличится при том же количестве клиентов.

Ниже выводится количество сделок и выручка по постоянным и новым клиентам, чтобы анализировать, какая часть клиентской базы приносит прибыль в текущий период.

Техническая часть внедрения

Мы разработали сервис, который вытягивает по заданным выборкам информацию из amoCRM и IP-телефонии. Затем компилирует в виде url-ссылок согласно требованиям панели визуализации и с нашего сервера отправляет в Geckoboard (популярный веб-сервис мониторинга и KPI).

Разработка панели индивидуальная для каждого заказчика и занимает 2-3 недели. Это позволяет выводить специфичные бизнесу показатели. Мы рекомендуем настраивать панель после базового внедрения amoCRM, чтобы исходные данные были корректными и достоверными.
Среди сертифицированных партнеров amoCRM панели мониторинга реализованы у нас и INTROVERT.

Мы выбрали Geckoboard – сервис визуализации – из-за доступности. Подписка для малого и среднего бизнеса стоит от 49 долларов в месяц. Для более объемной аналитики продаж и компаний большего масштаба подойдут другие решения. Например, BIME Analytics или Qlik со стоимостью от 500 долларов в месяц.

Итоги внедрения

Панели мониторинга разгрузили сотрудника – теперь он зарабатывает, а не тратит. Компания сократила потери для него на 25%. И это только один из итогов, который лежит на поверхности. Дальше выгоды, которые получил Заказчик.

С помощью визуализации данных за 15 минут в день руководитель принимает управленческие решения на основании фактов. Определяет стратегию работы с тем или иным сегментом клиентов, необходимость дополнительного обучения сотрудников, увольнения и найма.

Он управляет отделом продаж вне зависимости от географического местоположения. И сейчас нанимает удаленных сотрудников нужных компетенций и навыков для обзвона новых сегментов клиентов, внедряет KPI и выплачивает заработную плату по результатам работы.

Панели мониторинга интегрируют данные телефонии и ЦРМ, разрабатываются под каждую компанию индивидуально, что даёт гибкость в отражении рабочих процессов. Управляйте продажами на основании фактов из любой точки мира.

Александра Терещенко, соучредитель компании «Получи результат»Об авторе

Александра Терещенко
Cоучредитель компании «Получи результат»

Метки: , , , , , , ,

Top

Присоединяйтесь!

Статьи из блога в вашем почтовом ящике

Мы рассылаем письма о возможностях IP-телефонии
для растущего бизнеса один раз в две недели.